Projectsucces zit in het DNA

Kantoorautomatisering

Het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I, voorheen LNV) besluit in 2008 om haar kantoorautomatisering te vernieuwen en uit te besteden. Belangrijke vraag van het Ministerie: hoe bepalen we of het goed is wat de outsourcingpartner  levert? Is technisch werkend afdoende? En hoe kunnen we tussentijds meten zodat we snel kunnen bijsturen? Om succes zeker te stellen en meetbaar te maken, koos EL&I er voor Acceptatie Management in te zetten. 

Met een team van vier Blue Bricks consultants, medewerkers van het Ministerie en andere deskundigen op het gebied van infrastructuur is aan Acceptatie Management vorm gegeven. De doelstellingen waarop gestuurd moest worden waren technisch en functioneel van aard. Aspecten als de werking van bedrijfsprocessen, transitie van personeel en beheeraspecten behoorden uitdrukkelijk ook tot de doelstellingen.

Helderheid en transparantie

Blue Bricks heeft de verwachtingen, doelstellingen en eisen aan de uitbesteding vertaald in ruim 800 concrete acceptatiecriteria. Deze hebben we voorzien van een norm (eis), de wijze waarop getoetst zou worden en een risicoprioriteit. Na afstemming met de outsourcingpartner ontstond op deze wijze een transparant toetsingskader voor het hele programma. Met de toepassing van dit kader werd niet alleen duidelijk of aan verwachtingen werd voldaan, maar was ook inzichtelijk welke afbreukrisico's bij niet functioneren bestonden. Door het sturen met behulp van acceptatiecriteria:

• was er helderheid en transparantie ten aanzien van de wederzijdse prestaties, van zowel het Ministerie als van de outsourcingpartner;
• konden beiden gezamenlijk managen op het "afvinken" van criteria;
• gingen discussies over de heldere inhoud, los van meningen en emoties.

Geslaagde oplossing

EL&I heeft door toepassing van Acceptatie Management gedurende het uitbestedingtraject continu inzicht gehad in de inhoudelijke status van de transitie op basis van meetbare criteria. EL&I is daarmee in staat geweest om haar outsourcingpartner te managen op inhoud en om tijdens het proces gecalculeerde risico's te nemen. Als resultaat heeft EL&I de oplossing gekregen die voldoet aan de verwachtingen.

Lees ook het onlangs verschenen artikel Acceptatie Management scoort bij ministerie in Outsource Magazine. Dit artikel beschrijft deze casus met de referentie van Edwin Schuchmann, directeur EL&I-DICTU.